IAN24 Funkcjonalności

Finanse i rozliczeniaNOWOŚĆ

Integracja z KSeF

Automatyczna wymiana faktur z Krajowym Systemem e-Faktur: odbiór dokumentów przychodzących, wysyłka faktur wystawionych w IAN24 oraz kontrola ich statusu w jednym miejscu.

Poznaj moduł

Zarządzanie nieruchomością

Galeria nieruchomości

Uporządkowana dokumentacja fotograficzna nieruchomości, która ułatwia poznanie obiektu, prezentację jego najważniejszych cech oraz codzienną pracę zarządcy.

Poznaj moduł

Dokumenty i komunikacja

E-mail

wbudowany do systemu klient poczty elektronicznej pozwala na podłączenie dowolnej skrzynki e-mail. Dzięki temu w jednym systemie zarządca może nadzorować przepływ informacji i w razie potrzeby załączać wiadomość do modułu korespondencji dowolnej nieruchomości.

Poznaj moduł

Dokumenty i komunikacja

Korespondencja seryjna

pozwala na wykonywanie seryjnej korespondencji do mieszkańców poprzez rozbudowaną strefę lokatora, których adresy poczty elektronicznej znajdują się w bazie danych systemu.

Poznaj moduł

Organizacja pracy

Organizer

narzędzie do zarządzania wszystkimi sprawami bieżącymi zarówno w wersji tabelarycznej jak i naniesionymi na kalendarz. W jednym miejscu można uzyskać podgląd na wszystkie nieruchomości, można je sortować po dowolnie wybranej nieruchomości, użytkowniku, stanie zaawansowania sprawy lub jej zakończeniu. Organizer wspomaga moduł Terminarz, przy pomocy którego zarządza się zadaniami spotkaniami, awariami i zgłoszeniami.

Poznaj moduł

Finanse i rozliczenia

Finanse

Moduł finanse to proste w obsłudze narzędzie do księgowania wszystkich zdarzeń gospodarczych wsparte bardzo zaawansowanym systemem analitycznym do naliczeń i rozliczeń poszczególnych lokali oraz raportów finansowych. Dzięki wspólnej bazie danych księgowość nie musi uzupełniać danych, za których pozyskanie i prowadzenie odpowiada zarządca. Moduł ten oferuje m.in. możliwość skonfigurowania planu kont, tworzenia automatycznych subkont analitycznych dla lokali, projektowanie planu gospodarczego, planowania naliczeń, dokonywania rozliczeń przy wsparciu liczników i inwentaryzacji, importowanie wyciągów bankowych, wystawiania dokumentów finansowych, generowania powiadomień i przypomnień o płatnościach do odbiorców.

Poznaj moduł

Organizacja pracy

Terminarz

w sprawach bieżących zarządca może prowadzić bardzo rozbudowany harmonogram wszystkich tematów podzielonych na: zadania, spotkania, usterki/awarie i zgłoszenia. Ostatnie dwa są powiązane z indywidualnymi kontami mieszkańców w panelu lokatora, które mogą być wprowadzane i kontrolowane przez poszczególnych właścicieli lokali. Można również przydzielać sprawy pracownikom odpowiedzialnym za ich wykonanie. Dzięki tej funkcjonalności zarządca otrzymuje bardzo sprawne narzędzie do nadzorowania spraw na każdym etapie ich rozwiązywania. Cały proces jest wsparty poprzez wiadomości e-mail z bezpośrednim linkiem do systemu, które są wysyłane przy każdej zmianie statusu, a dzięki systemowi gwiazdek można również określić częstotliwość przypomnień. Dla pełniejszej obsługi w każdej wiadomości system wysyła plik w systemie ical do integracji z zewnętrznymi kalendarzami. Dzięki temu modułowi bardzo łatwo sięgnąć do wszystkich wykonywanych prac i sporządzić z nich raport

Poznaj moduł

Dokumenty i komunikacja

Korespondencja

moduł korespondencja ma za zadnie skupić w jednym miejscu wszelaką korespondencję, która dociera tak w formie elektronicznej, jak i zwykłej papierowej. Z jednej strony eliminuje konieczność korzystania z zewnętrznych edytorów i ułatwia tworzenie pism, z drugiej zastępuje klasyczny dziennik podawczy i rejestr korespondencji. Każde pismo ma nadany automatycznie numer wraz z możliwością podłączenia wersji elektronicznej lub skanu. Opcja wyszukiwania ułatwia odnajdywanie korespondencji i zaoszczędza mnóstwo czasu. Zintegrowana przeglądarka plików pdf i zdjęć pozwala na szybkie zapoznanie się z załączonymi plikami, ich pobieranie oraz wysyłanie poprzez e-mail.

Poznaj moduł

Zarządzanie nieruchomością

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja to miejsce, od którego rozpoczyna się pracę z programem. Wszystkie dane dotyczące gruntów, budynków, instalacji, urządzeń technicznych, kluczy, liczników głównych, kontaktów, wyposażenia, sprzętu PPOŻ, ubezpieczeń i szkodowości wprowadzane i gromadzone są w jednym miejscu. Użytkownik poprzez formularze prowadzony jest po poszczególnych polach, których wypełnienie zapewni optymalne dane niezbędne do zarządzania nieruchomościami. Rzetelnie wypełnione pola będą służyć zarządcy przez cały okres sprawowania usługi dla poszczególnych nieruchomości.

Poznaj moduł

Zarządzanie nieruchomością

Dokumentacja techniczna

w module dokumentacji technicznej użytkownik może wprowadzić wszystkie informacje o posiadanej dokumentacji budowy i dokumentacji powykonawczej wraz z rejestrem i miejscem przechowywania w wersji papierowej. Można oczywiście załączać dokumentację w wersji elektronicznej. Dzięki temu można również szybko odnaleźć potrzebną informację i wysłać ją bądź wydrukować.

Poznaj moduł

Nadzór techniczny

Nadzór

nadzór to moduł, w którym w jednym miejscu zarządca sprawuje kontrolę nad wszystkimi elementami konstrukcji i wyposażenia nieruchomości, tak aby działały one bezpiecznie i bezproblemowo. Użytkownik otrzymuje do dyspozycji możliwość wprowadzania i obsługi usterek/katastrof, w tym również może zarządzać procesem egzekwowania napraw z tytułu rękojmi. Ponadto przewidziano możliwość prowadzenie procesów związanych z remontami i modernizacjami nieruchomości. W każdym przypadku użytkownik może określić pilność spraw, załączyć dokumentację oraz zdjęcia, a także potwierdzać przeprowadzone etapy protokołami. Zarządca otrzymuje również kompletny system inwentaryzowania i zarządzania harmonogramem przeglądów nieruchomości. Moduł odpowiada przypisom dotyczącym obowiązku prowadzenia Książki Obiektu Budowlanego, którą tworzy automatycznie w elektronicznej wersji. Dzięki integracji z organizerem moduł sam przypomni o zbliżających się przeglądach. W ramach modułu użytkownik może również zaplanować niezbędne czynności związane z utrzymaniem obiektu, nadzorować ich wykonanie oraz kontrolować czynności zrealizowane, na które obowiązuje np. gwarancja albo rękojmia. Tak rozbudowana formuła pozwala na szybkie odnajdywanie się w danym przedsięwzięciu bez konieczności przeszukiwania innych baz.

Poznaj moduł

Zarządzanie nieruchomością

Lokale i powierzchnie

W module Lokale i powierzchnie użytkownik ma do dyspozycji rejestr właścicieli i najemców wraz ze wszystkimi parametrami lokalu, pomieszczeń przynależnych, danych właścicieli i historii własności, miejsc postojowych, danych korespondencyjnych oraz aktualnego statusu. Dzięki temu modułowi użytkownik szybko odnajdzie kontakt do właściciela, jego aktualny stan rozrachunków, przypomni korespondencję z nim oraz umieści dodatkowe dokumenty, np. umowy, porozumienia czy też protokoły. Wbudowane narzędzie pozwala na synchronizację zapisów dotyczących poszczególnych własności z danymi zawartymi w ekw.gov.pl.

Poznaj moduł

Dokumenty i komunikacja

Uchwały i zebrania

w module Uchwały i zebrania użytkownik ma możliwość wprowadzenia zebrań wraz z ich przebiegiem, projektowania i archiwizowania uchwał wraz z załącznikami oraz wyszukiwania istotnych treści po hasłach. Również dzięki modułowi zarządca może nadzorować proces głosowania nad uchwałami poprzez zbieranie głosów w formie papierowej jak i elektronicznej (tzw. "online") poprzez strefę lokatora.

Poznaj moduł

Dokumenty i komunikacja

Ankiety

za pomocą ankiet Zarządca może przeprowadzić badania społeczne, uzyskać niezbędne informacje służące do podjęcia decyzji, zbadać opinię lokatorów. Zarządca może stworzyć Ankietę skadają się z wielu pytań w tym pytań otwartych, następnie przeprowadzić jej głosowanie. W czasie trwania głosowania system wysyła przypomnienia do lokatorów, którzy nie wzięli jeszcze udziału. Odpowiedzi na pytania lokatorzy oddają poprzez strefę lokatora. W każdej chwili Zarządca ma podgląd na statystykę i postęp głosowania.

Poznaj moduł

Zarządzanie nieruchomością

Umowy

umowy, które są zawierane ze skutkiem dla zarządzanych nieruchomości są przechowywane w prosty sposób. Dzięki kilku kliknięciom zarządca szybko odnajdzie np. umowę z poszczególnymi dostawcami lub odbiorcami, wprowadzi aneks lub je przedłuży.

Poznaj moduł

Zarządzanie nieruchomościąBETA

Oferty

w module oferty użytkownik otrzymał ogromnie ważne narzędzie do przygotowywania zapytań ofertowych wynikających np. z zaplanowanych napraw, remontów czy modernizacji, a także z podjętych uchwał. Pozwala to na prowadzenie na bieżąco konkursu ofert, a dzięki bazie firm i instytucji na dodawanie tam nowych firm, a także ocenianie współpracy z nimi. Moduł ułatwia porównywanie ofert i wybranie najlepiej odpowiadającej kryteriom.

Poznaj moduł

Finanse i rozliczenia

Liczniki

liczniki główne i liczniki lokale to moduły, które pozwalają na inwentaryzowanie liczników zainstalowanych na nieruchomości oraz wprowadzanie danych o ich stanach, które rozliczane są przez zarządcę. Moduł oblicza zużycia, wskazuje anomalia i przedstawia tendencje w formie graficznej. Użytkownik może dane wprowadzić pojedynczo lub zaimportować gotowy plik, np. z elektronicznego odczytu zdalnego. Natomiast dzięki współpracy z dedykowaną aplikacją mobilną na systemy Android, wprowadzanie danych do bazy odbywa się w czasie rzeczywistym podczas wizyty na nieruchomości. Aplikacja w inteligentny sposób pobiera i wysyła dane do bazy w chmurze, aby uchronić odczyt w sytuacji braku dostępu do Internetu, np. podczas odczytu w garażu podziemnym. Moduł istotnie skraca czas potrzebny do zebrania odczytów liczników i wspomaga proces rozliczania mediów. Przyczynia się również do kontroli prawidłowości wskazań liczników.

Poznaj moduł

Nadzór techniczny

eKOB

elektroniczna książka obiektu budowlanego jest bardzo zaawansowanym modułem wspieranym przez pozostałe moduły systemu IAN24. Tworzony dynamicznie raport jest w pełni zgodny z tradycyjnym KOB, można więc w dowolnej chwili go wydrukować i zarchiwizować w tradycyjny sposób.

Poznaj moduł

Zarządzanie nieruchomością

Firmy

firmy to moduł, który pozwala na wprowadzanie danych o firmach obsługujących nieruchomość z bazą kontaktową i ocenianie współpracy z nimi. Współpraca z portalem bf24.pl gwarantuje najwyższą aktualność danych o firmach oraz automatyzuje proces wprowadzania ich do systemu. Dane firm aktualizowane są raz na dobę z danymi rejestrowymi więc wszelkie zmiany wprowadzane są automatycznie.

Poznaj moduł

Strefy użytkowników

Strefa lokatora

strefa lokatora to część systemu stworzona z myślą o mieszkańcach i użytkownikach nieruchomości. Dzięki niej mają bezpośredni podgląd na tablicę ogłoszeń, naliczenia opłat przygotowane dla ich lokalu, widzą aktualne saldo rozrachunków, mogą głosować nad uchwałami, otrzymują dostęp do umów, uchwał, tablicy kontaktów oraz danych nieruchomości. Dodatkowo mogą zgłaszać usterki/awarie oraz tworzyć zgłoszenia bezpośrednio poprzez panel i otrzymywać informacje odnośnie postępów prac.

Poznaj moduł

Strefy użytkownikówNOWOŚĆ

Strefa zarządu

strefa zarządu to część systemu stworzona z myślą o Zarządzie współnoty. Dzięki niej mają powiadomienia oraz bezpośredni podgląd na istotne sprawy dziejące się na Nieruchomościach w zakresie: zadań, korespondencji, eKob oraz planu gospodarczego.

Poznaj moduł

Strefy użytkownikówNOWOŚĆ

Strefa konserwatora

strefa konserwatora to część systemu stworzona z myślą o konserwatorach nieruchomości. Dzięki niej mają bezpośredni dostęp do usterek i awarii na Nieruchomościach. Mogą otrzymać powiadomienia o nowych zgłoszeniu, uczestniczyć w konweracji, ustalaniu terminów, a także dokumentowaniu rozwiązywania sprawy.

Poznaj moduł

Organizacja pracy

Pracownicy / wiele loginów

wraz ze wzrostem liczby zarządzanych Nieruchomości rośnie liczna ról w organizacji. W IAN24 możesz tworzyć wielu loginów tym samym możliwa jest praca grupowa, wymiana i dzielenie się informacjami między pracownikami całego zespołu. Z narzędzia może korzystać wielu użytkowników jednocześnie.

Poznaj moduł

Organizacja pracy

Uprawnienia dostępu do Nieruchomości

system umożliwia ochronę informacji pomiędzy Nieruchomościami poprzez nadawanie praw dostępu osobom do konkretnych Nieruchomości. Jest to szczególne ważne gdy firma zarządza wieloma nieruchomościami z zespołem pracowników. Możliwość przypisania praw pozwala na izolowanie przepływu informacji oraz ochronę przed nieuprawnionym przetwarzaniem danych.

Poznaj moduł

Organizacja pracy

Obserwacja i powiadomienia o zmianach

większość zmian w systemie można obserwować, czyli otrzymać powiadomienie z systemu gdy coś się zmieni np. w Korespondencji. Każda zmiana jest rejestrowana - można sprawdzić kto i kiedy ją wykonał. Jest to szczególnie ważne w pracy zespołowej, gdy różnym osobom przypisane są różne role - inne osoby wprowdzają informacje, a inne je przetwarzają np. osoba biurowa przyjmuje korespondencję, skanuje ją i wprowadza do systemu, a następnie właściwy Zarządca powinien dowiedzieć się o tym i zapoznać z informacją oraz dokumentami. System IAN24 wyśle powiadomienie na email do wszystkich osób obserwujących Korespondencję w ramach codziennych powiadomień. W powiadomieniu otrzymany zostanie specjalny link prowadzący do tych zmian. Można go kliknąć i zapoznać się z informacją oraz załączonymi plikami. IAN24 umożliwia obserwować większość spraw w systemie.

Poznaj moduł

Zarządzanie nieruchomością

Repozytorium

miejsce do przechowywania plików. System pozwala na ich swobodne załączanie, pobieranie i usuwanie, a także dzięki wbudowanym przeglądarkom na podgląd plików graficznych i pdf.

Poznaj moduł

Funkcjonalności wspierające zarządzanie nieruchomościami

Integracja z KSeF

Galeria nieruchomości

E-mail

Korespondencja seryjna

Organizer

Finanse

Terminarz

Korespondencja

Inwentaryzacja

Dokumentacja techniczna

Nadzór

Lokale i powierzchnie

Uchwały i zebrania

Ankiety

Umowy

Oferty

Liczniki

eKOB

Firmy

Strefa lokatora

Strefa zarządu

Strefa konserwatora

Pracownicy / wiele loginów

Uprawnienia dostępu do Nieruchomości

Obserwacja i powiadomienia o zmianach

Repozytorium

Brak pasujących funkcjonalności

Firmy

Zobacz, jak funkcjonalności współpracują w jednym systemie